Assalamualaikum.
Apa khabar kawan-kawan semua? Pastinya hari-hari yang bermula dengan sejuk dan tenang menjadikan hari semakin indah dilalui.
Ya, kisah kali ini adalah kisah hati. Mungkin ia sedikit berbeza. Namun, apabila membaca catatan ini ia akan memberikan gambaran tertentu sama ada anda seorang ibu, bapa, guru, pengusaha tadika atau baru sahaja mahu tahu tentang tadika.
Saya telah didatangi oleh seorang teman, yang merupakan majikan di sebuah tadika.
Berikut adalah kisahnya.
Nana (bukan nama sebenar) adalah seorang graduan IT. Beliau bukanlah tidak mempunyai cita-cita tinggi, tetapi dengan niat dan hasrat dihati, beliau bekerja di sebuah tadika. Selepas hampir lebih 3 tahun menimba ilmu dan pengalaman beliau nekad untuk membuka tadikanya sendiri, meskipun beliau tidak mempunyai anak.
Setelah setahum berhempas pulas menjalankan perniagaan tadika yang baik dan maju, beliau membuka cawangan baru. Katanya, mehu memberikan peluang untuk pekerjanya mengembangkan bakat menguruskan tadika sepertinya juga.
Nana memberitahu, meskipun pekerjanya itu ada kekurangan dari segi kebolehan mengurus rakan kerja serta tugas perancangan, beliau masih mahu beri peluang. Katanya lagi, pekerjanya ini mempunyai keperluan kewangan yang mendesak. pertambahan gaji ahanya boleh diberikan dengan pergolahan kerja.
Namun, dalam tempoh tidak sapai 2 bulan menguruskan tadika dengan 2 cawangan, beliau amat terhimpit dengan kisah hati. Manakan, tidak pekerja yang diberikan kepercayaan untuk menjaga cawangan sedia ada sudah menjadai duri dalam daging.
Apabila beliau mula memberikan sedikit tumpuan masa yang lebih kepada cawangan baru, cawangan sedia ada seolah-olah tidak terjaga. Pekerja yang diberikan tanggungjawab sebagai pengurus di cawangan sedia ada tidak dapat menjalankan tugas untuk menjaga imej syarikatnya dan menyebabkan beberapa pekerja mempunyai salah tanggap kepada beliau. Beberapa orang berhenti kerja pada masa yang agak sama.
Nana amat resah. Beliau agak tertekan apabila mendapati pekerja yang dipercayai dengan penuh simpati, menyebabkan dirinya bukan sahaja disalah anggap oleh pekerja lain malah hilang kepercayaan dikalangan ibu bapa.
RESPON SAYA:Saya melihat situasi Nana sebagai salah satu cabaran yang berlaku kepada ramai usahawan dalam banyak bidang. Bukan sahaja perniagaan tadika, malah perniagaan apa-apa sahaja.
Apabila mula mahu berkembang, kebanyakannya akan mengalami situasi yang mempunyai elemen ‘surprise’ tanpa persediaan.
Ia tidak harus di fokuskan kepada ‘kepercayaan terhadap pengurus baru’ atau ‘keikhlasan kepada pekerja’. Dalam konteks ini ‘percaya’ dan ‘ikhlas’ adalah berbentuk sangat abstrak. Namun, ianya masih boleh diurus,
Saya kongsikan sedikit pandangan tentang tiga perkara umum yang bersifat asas dan menjadi akar umbi kepada senario Nana.
Apabila dilihat semula ia pasti akan memberikan sedikit perspektif yang berbeza.
1. Hala tuju organisasi
Apabila mengendalikan mana-mana pengurusan sebuah kumpulan manusia, ia samalah seperti mahu memanjat bukit secara berkumpulan.
Mereka akan melantik ‘ketua’. Ketua ini mestilah orang yang betul (the right person) untuk menjadi ketua.
Ketua ini akan menjadi pemudahcara untuk semua menuju ke satu destinasi, iaitu ‘tujuan’.
Untuk sampai ke destinasi itu pula, mereka memerlukan ‘kenderaan’.
Dalam kes Nana, guru-guru dan pekerja yang lain adalah ahli kumpulan. Situasi ini melihat bahawa pengurus adalah ketuanya. Di sini, ‘tujuan’ yang dimaksudkan adalah misi dan visi syarikat pengurusan. ‘Kenderaan’ dalam kes Nana adalah apa jua cara yang menyebabkan bolehnya misi dan visi syarikat dicapai.
Meskipun Nana merasakan bahawa perniagaannya masih kecil, namun Nana sudah mempunyai hampir 25 orang pekerja. Ini sudah dikira cukup besar bagi sebuah syarikat kecil!
Hala tuju kumpulan dan organisasi adalah penting untuk difahami oleh semua orang. Ini akan memastikan kesemunya fokus ke arah tujuan yang sama. Dengan ini mereka boleh melupakan perbezaan dan mula mencari titik persamaan.
2. Dokumentasi sistem dan operasi
Apabila penyerahan atau pembahagian tugas dilakukan (delegation of job), kepercayaan dan keikhlasan semata-mata tidak menjanjikan kejayaan.
Salah satu ‘kenderaan’ yang saya nyatakan di atas adalah dokumentasi dan sistem yang akan melibatkan keperluan teknologi dalam pengurusan operasi harian.
Perkara yang dianggap remeh seperti tatacara menjawab panggilan telefon perlu juga didokumentasikan. Cara dan peraturannya perlulah direkodkan secara bertulis agar ia boleh menjadi rujukan bagi semua pihak yang terlibat.
Ia tidak perlu disediakan dalam bentuk yang kompleks. Sudah cukup dengan maklumat penting dalam bentuk proses dan carta yang mudah difahami.
Kewujudan dokumentasi dan sistem akan memberikan ruang untuk semua individu bergerak dan membuat keputusan dalam tugasan masing-masing. Ini dapat membantu mengurangkan tekanan bekerja. Mereka juga dapat beri lebih tumpuan pada tugasan.
3. Mekanisme pengawalan
Mengawal bukanlah mengongkong dan menyekat. Mekanisme pengawalan mempunyai formula tersendiri dalam situasi masing-masing.
Dalam kes Nana beberapa alat ringkas boleh digunakan untuk tujuan ini.
a) Carta Organisasi
Membolehkan semua pekerja faham siapa untuk melapor dan merujuk. Ini akan memudahkan mereka untuk mendapat bantuan apabila berhadapan dengan sebarang masalah.
b) Laporan bertulis
Antara jenis laporan termasuklah rekod mengajar (lesson plan). Rekod seperti ini adalah merupakan salah satu bentuk laporan untuk guru. Untuk bahagian pengurusan, satu bentuk laporan lain perlu diwujudkan.
c) Senarai semak
Adanya senarai semak yang diisikan dengan semua perkara yang perlu ada. Mereka juga boleh menyemak apa yang mesti dilakukan dan apa yang perlu dibuat dan serta yang perlu disiapkan.
d) Folio atau kompilasi
Setiap individu mesti digalakkan jika boleh diwajibkan untuk mempunyai diari, jurnal atau sebarang cara untuk mengumpulkan bukti aktiviti yang mereka jalankan. Ia termasuklah, contoh kertas aktiviti, hasil kraf dan sebarang gambar yang berkitan jika perlu.
Memandangkan peredaran zaman, kompilasi seperti ini boleh dilakukan secara digital tanpa perlu banyak kos mencetak!
Berorganisasi adalah satu tugas yang berat. Dalam suasana ini, tidak harus bermain dengan soal hati…
Ikhlas, percaya, kasihan adalah perkara yang sangat subjektif.
Jangan sampai menzalimi ramai orang untuk menjaga hati yang seorang.
Selamat berjaya. Berorganisasi amat menyeronokkan apabila dilakukan dengan baik.
-Min
