“Assalamualaikum puan,
Puan Noraminah yang dirahmati Allah,
Bagaimanakah caranya untuk memastikan SOP yg dibuat, diikuti?
Sekiranya SOP tersebut tidak berfungsi apakah tindakan yang patut dilakukan?
Terima kasih.
SM”
Saya menerima mesej ringkas seperti di atas.
Saya maklum akan keadaan seperti ini, adalah keadaan biasa dalam mana-mana organisasi.
Secara ringkasnya, SOP itu adalah alat untuk memudahkan pengurusan dan pada masa yang sama dapat mengekalkan keseragaman hasil daripada sesuatu proses.
Disebalik SOP itu ada falsafahnya.
Antaranya termasuklah:
+ Kepuasan pelanggan
+ Sistem yang baik hati
+ Mendorong diri sendiri
+ Pembangunan insan
+ Kebebasan membuat keputusan
…dan banyak lagi.
SOP itu bukan magis!
Apa bila SOP itu tidak tidak digunakan ada 2 kemungkinan:
1. SOP itu menyusahkan.
2. SOP itu susah untuk difaham.
Pada keadaan biasa:
1. Akan ada ‘audit tim’ wujud untuk membantu agar SOP digunakan dan diikut.
Tim Audit ini bukanlah orang yang menunjukkan salah semata-mata.
Mereka akan menunjuk jalan kepada yang tidak tahu menggunakan SOP dan menghadapi kesukaran melaksanakannya.
2. SOP itu ada revisinya.
Setiap dokumen SOP ada pemiliknya.
Pemiliknya itu mesti beri maklumbalas dan SOP perlu diubahsuai kepada versi baru.
Walaubagaimanapun, perubahan ini hanya dilakukan apabila perlu.
CONTOH:
SOP untuk mengutip hutang lapuk adalah kepunyaan ‘credit controller’.
Apabila beliau mendapati ada cara baru yang mahu dicuba, lakukan dahulu dan lihat perkembangannya.
Contohnya, apabila sistem pembayaran online diperkenalkan, ia haruslah dilakukan dalam tempoh percubaan 2-3 bulan.
Sementara itu masukkan ke dalam SOP. Kemudian barulah diserapkan ke dalam SOP versi baru untuk bahagian itu.
.
