Semenjak tahun 2007 berbisnes ini sedikit catatan saya mengenai ‘hutang’ yang biasanya direkodkan dalam ‘account receivables’ dan dilaporkan melalui ‘aging record’ oleh bahagian akaun.
Penasihat guaman saya mengajarkan begini.
1. Semua rekod bayaran pelanggan (atau siapa sahaja yang perlu membayar kita) mestilah dikemaskini.
Ikut SOP. Jika tidak ada sediakan.
Quotation, Purchase Order, Invoice, Delivery Order dan Receipt of Payment adalah dokumen biasa untuk ‘goods and supply’.
‘Agreement of service/purchases/
2. Simpan rekod komunikasi kutipan hutang. Ini termasuk, surat, emel, memo, SMS dan panggilan telefon.
Pastikan adanya proses yang jelas untuk kutipan.
Contoh:
– 5hb bayaran sepatutnya diterima.
– 7hb panggilan telefon dibuat.
– 10hb peringatan 1 dihantar melalui emel dan SMS.
– 15hb surat tuntutan dari syarikat dibuat.
– SMS, emel dan panggilan akan dibuat secara berkala selepas itu mengikut susunan syarikat.
Tunggakan melebihi tarikh 90 hari invois (atau yang melebihi jumlah tertentu) akan diserahkan kepada peguam untuk penghantaran ‘Letter of Demand’.
Servis/supply tidak lagi diberikan kepada pelanggan.
3. Seterusnya, ada kes tertentu yang melibatkan saman dan kemudian di bawa ke mahkamah.
Secara ringkas:
-Letter of Demand
-Saman
-Kes Mahkamah
KESAN ‘LETTER OF DEMAND’
Apabila kita memberikan arahan kepada peguam untuk mengeluarkan ‘Letter of Demand’, maka kita pastikan bahawa perkara No 1 adalah lengkap rekodnya.
Apabila peguam pelanggan menjawab surat peguam kita, perkara NO 1 itulah yang akan mereka minta.
Dokumen dan dokumentasi adalah penting.
Silap-silap kita pula yang disaman semula.
