Mesyuarat diadakan untuk beberapa tujuan. Biasanya ia melibatkan status atau perkembangan terkini dan persetujuan atas perkara tertentu.
Mesyuarat ini sama seperti kelas belajar. Tidak terlalu pendek dan tidak terlalu panjang.
Fokus kepada objektif mesyuarat adalah penting.
1. Tujuan mesyuarat jelas
2. Semua yang hadir mesti tahu agenda atau ‘itenary’nya.
3. Pengerusi mesyuarat mesti mengawal suasana dan masa tanpa mengekang ruang bicara.
4. Catatan dibuat atas perkara perbincangan, tindakan dan tarikh yang ditetapkan jikalau ada.
Nota:
Semalam, saya ditegur oleh anak kecil yang duduk memerhati mesyuarat. Katanya, ‘Kenapa Mak mesyuarat, tapi semua orang gelak-gelak?’
Saya jawab, ‘Itu bagus! Semua orang gembira, seronok dan mesyuarat berjalan lancar.’
Mesyuarat semalam bermula jam 10.30 dan tamat jam 12.30.
Saya lihat pencatat ada hampir 10 helai catatan yang perlu disusun dalam bentuk laporan semula.
Saya beritahu beliau, minit mesyuarat hanya perlu 4 muka surat A4 maksimum, dengan saiz ‘font’ yang standard.
