Seorang rakan kongsi menghubungi bahgian HR minggu lalu dan membuat permintaan. Katanya begini, “Puan, bolehkah gaji staf saya itu dimasukkan dalam akaun saya dahulu?”
Penuh dengan pertanyaan, pegawai HR bertugas berkata, “Ada dituasi apa Tuan? Ada masalahkah?”
Rakan kongsi itu menjawab dihujung talian, “Bukan. Saya tidak mahu bayar gaji staf yang tidak buat kerja. Apabila saya puas hati dengan kerjanya, baru saya akan keluarkan duit gajinya.”
Pegawai HR bertugas tidak menjawab terus permohonan itu. Lalu dia berkata, “Begini, Tuan. Saya semak dahulu. Esok, saya akan telefon Tuan semula untuk sahkan cara yang terbaik bagi situasi ini.”
Maka, sejurus selepas itu, Pegawai HR itu duduk bersama saya di dalam ruang pejabat yang memang sudah dipenuhi oleh staf yang lain. Lalu dengan wajah yang curiga itu, dia menyoal saya. “Puan, macam mana ya?”
Saya senyum, lalu berkata semula. “Melalui pengalaman Puan, apakah amalan lazim pembayaran gaji boleh dibuat begitu?”
Muka gusar Pegawai HR masih ketara semasa dia menjawab, “Itulah, Puan. Memanglah bukan begitu caranya. Prosedur kita, gaji mesti dimasukkan ke dalam akaun staf seperti yang sudah dipersetujui dalam surat lantikan. Gaji pula mestilah dimasukkan tidak lewat dari 6 haribulan setiap bulan.”
Seorang pegawai bahagian lain yang ada sama disisi meja saya lalu berkata, “Oh, memang mesti 6 haribulan ya Puan?”
Menoleh ke arahnya, saya menjawab. “Ya. Sekiranya lebih daripada 6 haribulan selama 3 bulan bertutur-turut, pekerja boleh mebuat aduan di Jabatan Tenaga Kerja. Tetapi, jika dengan notis dan sesekali, maknanya bukan berturut-turut, biasanya majikan tidak dikenakan tindakan meskipun pekerja membuat aduan. Biasalah. Sesekali bisnes ada waktu buruknya. Pekerja juga faham apabila dimaklumkan.”
Pegawai HR yang masih tidak selesai urusannya menyambung, “Habis, Puan macam mana? Apa patut saya cakap dengan rakan kongsi ini?”
Seperti biasa, saya memberikan pilihan solusi yang boleh dipertimbangkan.
“Puan boleh saja maklumkan akan prosedurnya. Beritahu terus terang tentang keperluan mematuhi tatacara pengurusan gaji.
Kedua, mungkin perlu dilihat situasi dan proses pengambilan pekerja oleh rakan kongsi itu. Jika betul mengikut SOPnya, situasi pekerja tidak bekerja ini dapat dikurangkan.
Ketiga, semak semua sama ada memang pengurusan di sana mengikut tatacara dokumentasi kita dengan betul. Jika tidak, bantulah. Sebagai contoh, tentang sistem pengendalian operasi bisnes.
Biasanya, akan ada masalah staf tidak buat kerja jika sistem yang digunakan tidak betul. Bahagian ini, perlukan Puan bercakap terus dengan bahagian operasi. Biar bahagian berkenaan buat semakan. Itu tugas bahagian operasi untuk memberikan bimbingan lanjut kepada rakan kongsi itu.
Keempat, Puan boleh sahaja ikut permintaan rakan kongsi itu. Tetapi, melihat situasi, isu ‘staf tidak buat kerja’ itu pasti akan berlanjutan juga.”
Dengan muka lebih yakin, Pegawai HR menganggukkan kepala sambil berkata, “Baiklah. Nanti saya ‘update’ Puan jika masih tidak selesai.”
Sebagai individu yang dirujuk dan diminta memberi maklumat, tugasnya menjadi berat apabila kita perlu banyak berlapang dada. Orang bercakap tentang perlunya memberi peluang kedua kepada staf. Kita pula, sentiasa berfikir untuk mencipta peluang berulang-ulang kali.
