Apabila kita mula menguruskan syarikat dengan keperluan pematuhan, ada banyak dokumentasi yang perlu dibuat. Antara pematuhan yang penting ialah keperluan pematuhan dokumentasi kewangan.
Dalam urusan yang biasa antara pembekal dan syarikat termasuklah adanya PO (purchase order), Quotation, Invois, Delivery Order dan resit bayaran.
Apabila ada urusan bayaran dan belian dalam bentuk subscription dan persetujuan dan tempahan berkala, maka satu dokumen lain perlu dan sudah mencukupi untuk membuat bayaran tanpa invois. Ini semua bergantung kepada jenis dan urusan bisnes itu sendiri.
Antara transaksi yang biasa menggunakan perjanjian ialah urusan sewa beli, sewa bangunan, dan transaksi bisnes secara kontrak.
Dalam konteks bisnes biasa, transaksi bisnes secara kontrak adalah yang banyak kita temui.
Ia dizahirkan dalam bentuk perjanjian sama ada transaksi servis atau belian produk berkala dengan pembayaran khusus dalam satu tempoh tertentu.
Katakanlah syarikat kita bersetuju mengambil khidmat seorang konsultan dengan harga Rm3000 sebulan untuk 12 bulan.
Maka dengan persetujuan itu, bahagian akaun syarikat kita akan mengeluarkan bayaran tanpa perlu menunggu invois. Bayaran akan terhenti secara automatik apabila, servis tidak lagi diterima dan kontrak terbatal.
Ambil pula situasi apabila kita menendatangani perjanjian perlesenan dengan sebuah syarikat lain. Dalam perjanjian menyatakan berapa jumlah perlu dibayar dan penggunaan lesen untuk satu tempoh tertentu.
Maka, pengurusan kewangan bahagian syarikat sudah tentulah perlu menerima maklumat bayaran dan membayar mengikut perjanjian. Pembayaran terhenti secara automatik pengikut terma persetujuan yang dipersetujui.
Ambil juga situasi di mana syarikat menyewa bangunan premis bisnes. Tuan rumah tidak perlu mengeluarkan invois bulanan. Bayaran dibuat mengikut persetujuan yang telah dibuat dalam perjanjian ini.
Dalam hal ini,perjanjian persetujuan itu, sudah cukup menjadi dokuman sah untuk pembayaran dan kutipan bayaran. Dalam syarikat pengurusan biasa, mereka mempunyai tim yang ditugaskan untuk membuat kutipan yang khusus.
Kita sebagai salah seorang yang menguruskan syarikat bisnes kecil, boleh menggunakan cara dokumentasi yang sama. Ini apabila kita mempunyai produk atau servis yang dipersetujui dengan satu harga tetap untuk satu tempoh. Maka, kita dapat mengurangkan kos pengeluaran invois dan perlu memastikan kutipan dengan baik mengikut SOP.
Menguruskan syarikat ini, ada banyak perkara yang kita perlu lakukan.
Mahu atau tidak, perlu dibuat.
Syarikat, merupakan satu kenderaan yang membolehkan kita membina kekayaan, membawa manfaat dan memberi manfaat dengan lebih teratur. Manfaat yang berterusan dan yang boleh diwarisi.
Teks: Noraminah Omar
Kajang.
4.55 petang
6 November 2016.
