Petang itu, seperti biasa, saya menyemak beberapa emel. Kali ini, saya pulang lebih awal ke rumah.
Sampai sahaja, sekitar jam 4 petang, saya terus menyemak emel yang masuk.
Menyemak emel di laptop lebih mudah berbanding dengan semakan melalui telefon.
Tugasan hari itu memberi fokus kepada mengemaskini maklumat 14 buah anak syarikat yang sudah menjalankan mesyuarat Ahli Lembaga Pengarah (ALP).
Maklumlah, syarikat PLT yang baru ditubuhkan setahun, lantikan ALP pun masih belum rasmi. Malah, lantikan jawatan kerja bahagian Pengurusan Kanan dalam syarikat itu juga masih belum dibuat secara rasmi.
Setiap hasil mesyuarat melibatkan; pegangan saham, nilaian saham semasa, cara kiraan dan pembayaran saham pekongsi, persetujuan lantikan ALP dan ketua syarikat serta apa-apa perkara yang memerlukan persetujuan ALP.
Pada peringkat awal bisnes syarikat, biasanya kita akan mempunyai maksima 3 pekongsi.
Jadi, status setiap pekongsi itu pula dijelaskan. Sama ada sebagai pemegang saham sahaja, pemegang saham dan ALP atau pemegang saham, ALP dan bekerja.
Dalam mesyuarat begini, memang ada yang dilantik sebagai pencatat. Kebanyakan masa, saya sendiri akan mewakili sebagai pencatat.
Melalui pemerhatian saya, semua yang hadir terutama ketua syarikat sendiri perlu mempunyai catatan sendiri. Sama ada catatan dalam buku nota atau dalam laptop atau menggunakan smartphone masing-masing.
Secara ringkasnya, perkara-perkara yang sudah dipersetujui itu dicatat. Manakala, pencatat memang akan mencatat dengan lebih terprinci.
Bagi kita yang hadir dan sebagai ketua syarikat kecil, kerja-kerja mencatat perkara penting masih perlu dilakukan sendiri. Maklumlah, pendapatan syarikat sebulan pun belum mencecah RM10,000.
Selepas perbincangan dan mesyuarat tamat, sekurang-kurangnya, kita boleh merujuk semula kepada semua catatan yang sudah dibuat. Apabila ada perbincangan atau makluman lanjut, tidaklah kita panik.
Menjadi lumrah, apabila kita panik, kita mudah lupa dengan fakta dan persetujuan perbincangan.
Tambahan pula jika kita tidak mempunyai dokumen rujukan dalam simpanan, kita akan terdorong bertindak dan bercakap berdasarkan emosi.
Maka, apabila ini berlaku, dengan sendirinya kita mudah terjerumus dalam konflik dan pertelingkahan. Malah, kita akan kelihatan tidak profesional.
Secara peribadi, saya juga ada melakukan kesilapan yang sama. Benarlah.
Pengalaman itu merupakan guru yang terbaik.
Saya doakan urusan Tuan dan Puan dipermudahkan.
Sentiasalah membawa buku catatan atau apa-apa media untuk merekodkan sebarang perbincangan yang melibatkan keputusan.
Teks: Noraminah Omar
Kajang, 3.3.2017
