Adalah satu perkara biasa bagi kita manusia, perlu berkomunikasi dengan baik. Sama ada di peringkat pengurusan kumpulan kecil atau besar, komunikasi menjadi alat utama untuk menyampaikan maklumat.
Malah, hal pengurusan komunikasi juga melibatkan keperluan yang berkaitan dengan pihak lain termasuklah pelanggan, pembekal dan masyarakat sekeliling yang ada impaknya kepada bisnes yang kita jalankan.
Dalam usaha berkomunikasi dengan baik, banyak juga yang perlu kita pelajari dari masa ke semasa. Pada masa yang sama, mempunyai ahli tim atau staf yang ada kebolehan dan kelayakan serta latihan dalam hal komunikasi ini akan banyak membantu.
Bagi syarikat yang mempunyai bajet, mereka mengambil staf khusus atau konsultan yang membentu mereka memastikan hal-hal komunikasi dapat dilakukan dengan baik dan optimum. Bagi hal pengurusan dalam syarikat, kebanyakannya dapat diselesaikan dengan lebih mudah berbanding keperluan komunikasi kepad apihak luar terutamanya ‘audience’ utama dalam bisnes mereka.
Apakah yang boleh kita lakukan dalam konteks pengurussan komunikasi untuk bisnes kecil? Mari kita lihat dua kategori komunikasi yang biasa.
KATEGORI 1: Komunikasi dalam syarikat.
Komunikasi membolehkan maklumat dan mesej penting dalam usaha bekerjasama dalam kumpulan syarikat dicapai.
Ia boleh dilakukan dengan cara biasa melalui mesyuarat, perjumpaan, perbincangan, memo, notis dan seumpamanya. Secara amnya:
+ Mesyuarat dijalankan untuk membuat keputusan selepas perbincangan dijalankan. Perbincangan boleh berlaku secara offline atau online bergantung kepada budaya dan cara pengurusan setiap syarikat.
+ Komunikasi juga berlaku melalui emel bagi hal dan tujuan rasmi yang melibatkan komunikasi penting kepada perkara-perkara pengurusan.
+ Meletakkan satu salinan secara bertulis untuk tujuan makluman kepada umum dalam kumpulan juga boleh dilakukan dengan adanya ‘papan notis’ yang membolehkan maklumat ditampal secara bertulis dan dibaca oleh semua.
Hari ini, kebanyakan komunikasi yang di atas berjalan serentak terutamanya bagi syarikat kecil. Kekerapan dan modus operandinya sahaja yang berbeza mengikut keperluan dan cara pengurusan dalam syarikat itu.
KATEGORI 2: Komunikasi dengan ‘audience’ pilihan.
Setiap syarikat bisnes mempunyai sasaran pelanggan yang berbeza. Biasanya mereka akan menyenaraikan 3 audience utama yang perlu menerima dan mendapat kemaskini maklumat yang perlu mereka komunikasikan.
Ini penting supaya bisnes yang dijalankan dapat menerima kepercayaan daripada audience, meneruskan keyakinan dan kesetiaan pelanggan kepad aproduk atau servis yang ditawarkan oleh syarikat dan seterusnya mereka kekal mendokong kuat kepada apa mesej baik yang dibawa oleh syarikat.
Secara ringkasnya, komunikasi yang betul kepada audience yang betul membolehkan syarikat bisnes kita mencapai tahap kelestarian yang optimum dalam bisnes yang dijalankan.
Sebagaimana masa itu penting untuk kita uruskan dengan betul, komunikasi juga mesti diuruskan dengan baik. Bagi syarikat bisnes yang diuruskan secara korporat, mereka biasanya akan menyediakan satu SOP khas untuk komunikasi yang mereka gunakan kepada 3 audience utama dalam bisnes mereka.
Noraminah Omar
Kajang.
