Management Control System – Profit Centre
Tulisan kali ini, merupakan sebahagian daripada rentetan posting saya di FB.
Ya. Salah satu cara untuk memantau dan memastikan kelangsungan bisnes, ialah profit centre (PC). Ada satu posting pengenalan yang ada saya buat sebelum posting ini.
Cara pengurusan untuk mengawal operasi bisnes yang dikenali sebagai ‘profit centre’ ini, bukan satau perkara baru. Namun, apabila mahu mengaplikasikannya, mesti ada persediaan. Bagi kumpulan pengurusan kanan, mereka terlebih dahulu mesti tahu dan ada fahaman asas akan konsep ini.
1. Bagaimanakah kita menentukan yang mana satu aktiviti bisnes kita itu boleh dijadikan PC?
SITUASI 1:
SEKIRANYA syarikat kita berbisnes tanpa unit dan premis bercawangan, kita boleh lakukan ini.
Semak laporan kewangan. Di bahagian ‘income’ lihat ‘itemised breakdown’. Dari manakah sumber pendapatan syarikat yang ‘recurring’ yang membawa masuk wang?
Sekurang-kurangnya ada 3 atau 5 yang utama. Maka, susunkan item itu, sebagai PC. Jika item itu bawa masuk 1 kali setahun sahaja income, masukkan dia dalam kumpulan PC yang sesuai.
Sekiranyanya, bilangan ‘revenue stream’ kita hanya satu atau dua, susah juga. Biasanya, jika da 3 PC baharulah sesuai untuk kita jalankan.
Maknanya, BUKAN semua situasi bisnes boleh menggunakan konsep PC untuk tujuan ini.
SITUASI 2:
SEKIRANYA, kita ada 3 cawangan bisnes. Kedai A, Kedai B dan Kedai c. Maka, setiap kedai boleh diuruskan dengan konsep PC. Semua kos pengurusan kewangan dan HR, kita bahagian kepada setiap PC.
2. Masih adakah ‘cost centre’?
Ya, masih ada. Cuma fungsinya dimaksimakan dan sekiranya perlu dikecilkan. Malah ahli yang ada dalam ‘cost centre’ boleh memainkan fungsi mengikut kesesuaian dalam PC yang ada.
Kos bagi unit ini, dibahagikan sama rata dalam setiap PC.
Contohnya ialah kos gaji CEO, pegawai HR, dan semua ahli/nama yang dimasukkan ke dalam PC itu.
*cost centre ialah fungsi yang mesti ada meskipun mereka tidak buat duit(profit) secara langsung seperti bahagian kewangan dan HR.
3. Bagaimana meletakkan ketua setiap PC? (lead)
Semak pula carta organisasi. Siapa yang bertanggungjawab di bahagian mana. Yang ini, adakalanya, ‘competency’ rendah, tapi ada ‘job fit. Adakalanya ‘competency’ tinggi, tiada ‘job fit’.
Maka, boleh susunkan. Jika ‘competency’ rendah, boleh sediakan latihan, mentoring. Jika ‘job fit’, sama ada secara persetujuan bersama untuk ‘work things out’ atau memang perlu tukar orang.
4. Bagaimana mahu dapatkan kerjasama semua untuk menggerakkan PC?
PC biasanya dijalankan untuk syarikat yang keluar fasa ‘start up’. Jadi, input, persetujuan, perbincangan perlu dilakukan dengan baik. Jika perlu, dapatkan ‘facilitation’ untuk proses ini.
5. Laporan kewangan syarikat disediakan macam biasa.
Namun, akan ada satu lagi laporan yang disediakan khas untuk setiap PC. Dalam laporan kewangan ringkas itu, ada senarai item income dan expenses yang melibatkan setiap PC.
Saya lampirkan imej, item dalam laporan untuk salah satu PC yang sedang berjalan dalam syarikat yang sedang diruskan.
Setiap item ini, akan berbeza mengikut fungsi PC. Namun, kebanyakan kosnya adalah sama melainkan ada pertambahan yang khusus.
Dalam kolum seterusnya yang tidak ditunjukkan ada angka ‘actual’ dan ‘budget’ untuk bulan berkenaan. Bahagian ‘actual’ biasanya disediakan 2 minggu sekali.
Bagi staf yang mempunyai cukup kemahiran perakauan, semua ini mudah dilakukan dengan syarat mempunyai (menerima) semua angka lengkap daripada laporan semua aktiviti bisnes.
6. Apakah ‘critical success factors’ bagi konsep PC?
a. Syarikat mestilah sudah mempunyai model bisnes yang stabil, BUKAN lagi syarikat start-up.
b. Syarikat mestilah mempunyai keupayaan menyediakan tugas ‘finance’ yang lengkap. SOP, prosedur penghantaran laporan jualan dan perbelanjaan mestilah ‘padu’.
c. Syarikat sudah mempunyai tim yang cukup menjalankan semua operasi setiap PC.
d. Syarikat MESTILAH mempunyai dana untuk memastikan perbelanjaan tambahan untuk menambah pendapatan dilakukan.
Akhirnya, apakah KESAN dan IMPLIKASI kepada konsep PC ini?
1. Tuan mudah buat keputusan mana unit atau cawangan bisnes yang perlu ‘diberikan perhatian’, ‘ditutup’ ATAU dikembangkan. Apabila melibatkan perkembangan, DANA baru diperlukan.
2. Tuan mudah membuat keputusan, staf mana yang perform dan tidak. Konsep PC juga memerlukan semua ahli tim mempunyai tahap ‘business acumen’ yang sesuai.
3. Tuan sudah boleh mula mengetahui tentang keperluan ‘training need analysis’ apabila ada keperluan ‘job fit’ dan ‘competency’ di setiap PC.
4. Tuan mesti bersedia untuk kehilangan staf yang Tuan ‘suka’.
Semoga posting ini memberikan input yang lebih menjurus.
