Pada 27.3.2020, saya menyertai sesi Coffee on Zoom yang dijalankan oleh Syarikat Ong Sdn Bhd dan PEMANDU Associates Sdn Bhd. Sesi LIVE ini berlangsung dari jam 3.00 – 5.00 petang. Peserta masuk 15 minit sebelum dan keluar 15 minit selepas.
TAJUK: Business in crisis: How to breakthrough?
Pertama sekali, banyak manfaat yang diperolehi dari sesi ini, terutama kepada CEO dan business owners. Sesi dijalankan dengan Ms Agnes Ong yang menjadi ‘moderator’ yang begitu efisyen untuk sesi itu. Tambahan pula ada 4 orang speaker lain yang turut bersama dalam sesi itu.
Saya mengambil kesempatan ini, untuk menulis beberapa catatan berdasarkan pemahaman daripada sesi tersebut.
Dato’ Dr Idris Jala diberikan masa sekitar 20 minit untuk memberi penerangan kepada intipati yang beliau bawa. Kandungan yang beliau kongsikan adalan sesuai untuk tindakan CEO dalam syarikat korporat.
Catatan ini khusus kepada perbincangan yang beliau kupas. Pendekatan tulisan saya ini lebih kepada aplikasi untuk SME.
PERTAMA:
Langkah penting yang utama ialah untuk ‘mengumumkan keadaan krisis’. Sebagai ketua syarikat, kita mesti memberitahu seluruh organisasi bahawa kita sedang mengalami situasi krisis. Dengan adanya ‘declaration’ ini, ia umpama satu makluman rasmi dan serius mesti diambilkira oleh semua orang.
Komunikasi pengumuman mestilah datang dengan rancangan dan pelan tindakan. Ini memerlukan seorang ketua untuk membuat keputusan, menyampaikan maklumat tepat pada masanya (tidak terlalu lambat atau cepat), serta boleh memberikan arahan terus yang bersifat ‘actionable’.
KEDUA:
Sebagai ketua, sekiranya kita ada kumpulan pengurusan, terus adakan perbincangan segera. Ia mesti melibatkan bahagian kewangan, bahagian marketing-sales, bahagian HR, bahagian khidmat pelanggan, bahagian operasi.
1.Semak status tunai dan aliran tunai syarikat. Bearapa banyak tunai yang ada? Berapa lama tunai ini boleh bertahan?
2. Sediakan simulasi. Contohnya: Terus sahaja bersedia dengan rancangan April – June.
Sediakan 2 atau 3 simulasi. Bermakna, susunkan untuk situasi paling positif, situasi paling negatif dan situasi biasa, yang kita anggarkan untuk boleh berlaku. Contoh mudah yang saya boleh kongsi berdasarkan kefahaman saya ialah seperti berikut:
April
– not in operation
– 50% operation
– 10-30% operation – at minimal capacity
May
– assuming 50% – 60% in operation
– full operation , recovery mode
– full operation
June – recovery mode
– 60%-70% in operation
– 70%-90% in operation
– 150% in operation
Yang di atas, contoh sahaja. Bagi sesetengah SME yang bersifat ‘middle and above’, mereka mungkin perlu menyediakan untuk tempoh masa yang lebih panjang.
3. Daripada senario yang ada, boleh mula susunkan strategi yang sesuai. Apakah ada bisnes yang perlu segera diubah dan dibaiki? Apakah antara indikator untuk meningkatkan pendapatan atau menurunkan kos?
Apakah ada bisnes yang perlu ditutup? Sementara sehingga krisis tamat. Apakah ada bisnes yang perlu dijual?
Dalam situasi ini, apa yang penting ialah untuk kita memahami senario bisnes dan simulasi yang kita jalankan. Maka dengan itu, kita perlu menguruskan tunai dengan baik. Ini termasuk juga dengan rancangan semula iaitu ‘recovery plan’ berdasarkan situasi yang ada.
4. Usaha untuk melakukan semua ini adalah bersifat sepenuh masa. Bermakna, meskipun pejabat tidak dibuka, kerja-kerja ini mesti dilakukan.
Perkara yang melibatkan strategi mestilah ada dilengkapkan dengan perincian supaya ia boleh dilaksanakan. Sekiranya strategi yang ada terlalu ‘indah’, tanpa ada perincian ia tidak dapat dilakukan dan akan gagal.
Rancangan ini diterjemahkan kepada bahagain operasi yang membolehkannya dilakukan. Ia mesti bersifat menyeluruh dan mengambilkira semua keadaan dalam syarikat.
KETIGA
SITUASI ini memerlukan seorang ketua syarikat yang boleh mendorong kepada satu keputusan secara berkumpulan dengan baik. Ia memerlukan satu kekuatan membuat keputusan dan mengambil tindakan. Memberi tugasakan khusus kepada ahli kumpulan tertentu termasuk kumpulan operasi.
Dalam situasi ini, seorang ketua yang bersama-sama kumpulan orang kanannya adalah bertugas sepenuh masa dengan memberi fokus mencapai keputusan dalam tempoh tertentu.
Mendapatkan kepercayaan dan kerjasama daripada semua bahagian dalam pengurusan dan operasi memerlukan seorang ketua yang mempunyai kualiti kepimpinan yang kuat. Ini melibatkan cara komunikasi dan bagaimana maklumat disampaikan kepada seluruh organisasi.
Bagi tujuan ini, seorang ketua syarikat mesti membentangkan fakta dan angka tanpa menyembunyikan kebenaran situasi syarikat yang sedang melalui krisis. Ia bukan hanya pendapat atau perasaan kita sebagai individu.
Aktiviti ini akan berlaku berterusan sehinggalah krisis selesai. Maka usaha untuk memastikan semua perkara dikemaskini tepat pada masanya menjadi penting. Disiplin ini boleh diletakkan sebagai D-M-S yang berjalan sebagai satu kitaran berterusan.
Disiplin memasti dan memantau tindakan:
D – do it relentlessly
M – Monitor it constantly
S – Solve problems recursively
Maka, ambil kira tempoh dan sela masa untuk pemantauan. Apakah berbentuk mingguan, atau bulanan. Jadikan ia sebagai:
a. semakan dengan keadaan semasa dalam tempoh krisis untuk sebarang perubahan dalam rancangan bisnes kita
b. semak pencapaian semasa
c. buat keputusan dan baiki situasi semasa yang melibatkan aktiviti yang perlu diperbaiki atau ditamatkan
d. beri imbuhan kepada ahli kumpulan yang menjalankan tugas mereka dengan pencapaian
AKHIR SEKALI:
SEMUA ini memerlukan sebuah organisasi yang ada budaya sentiasa belajar dan mengadaptasi kepada perubahan. Bagi sebuah syarikat yang lebih kecil, mereka lebih mudah untuk bergerak dan membuat keputusan. Namun, kebijaksanaan diperlukan dalam hal menjalankan fungsi kerja dan membuat keputusan dan membuat semakan.
e. sampaikan maklumat dan komunikasi mestilahs entiasa kepada ahli kumpulan dan staf tentang impak krisis dan pelan tindakan (recovery plan)
Dalam perjalanan menghadapi krisis ini, akan ada berlakunya ’emotional journey’ : Shock – Anger – Rejection – Acceptance – Hope
Kebolehan untuk memimpin dengan komunikasi yang berterusan membolehkan kejayan-kejayaan kecil terus dicapai. Kepimpinan pada masa begini memerlukan seorang ketua syarikat yang mampu sentiasa ada komunikasi bersama pekerjanya, pelanggannya, dan semua pihak yang ada kepentingan dalam syarikatnya.
Pengemaskinian maklumat dan komuniasi yang melibatkan umum (pihak luar) termasuk pelanggan dan bakal pelanggan membolehkan pembangunan dan perkembangan jenama kekal meskipun dalam keadaan krisis yang sukar.
Selamat berjuang!
Noraminah Omar.
