PENGURUSAN KHIDMAT TRANSPORT (VAN) – SENARIO DALAM BISNES PENDIDIKAN
Tulisan kali ini saya bawakan bahagian kedua. Sebelum saya menulis lanjut, salah satu senario bisnes pendidikan ialah keperluan adanya bilangan murid yang mencukupi. Ia merupakan satu sasaran supaya operasi dalam keadaan melepasi kadar ‘break-even’. Maka, ia secara langsung dengan kiraan jualan iaitu yuran murid yang bersamaan dengan bilangan murid.
Maka, bagi sebuah syarikat yang menguruskan bisnes pendidikan, ia mesti mengambil kira model kewangan yang hanya sekali sahaja setahun dan murid membayar secara bulanan (subscription) selama 11 bulan sahaja (Jan-Nov). Pada tahun semasa iaitu 2008 – 2013, pakej untuk sesi pembelajaran pagi dan petang masih popular dan menjadi pilihan ibu bapa.
Maka, sumber utama ialah bilangan murid. Bagi memastikan ianya mencukupi, perlu ada satu mekanisme yang membolehkan anak-anak dihantar ke pusat ini. Maka, satu pilihan ialah dengan menyediakan atau membantu pelanggan memastikan anak boleh datang ke pusat pendidikan meskipun mereka (ibu bapa) bekerja dan tidak boleh menghantar sendiri anaknya. Menyediakan khidmat ‘transport’ – ini antara solusi untuk memastikan bilangan murid.
Maknanya, servis (transport) ini BUKAN ‘main revenue’ kepada perniagaan, tetapi merupakan ‘feeder’ sahaja. Jadi, ada beberapa pilihan.
Pertama, menguruskan sendiri khidmat transport sepenuhnya di bawah pengurusan yang sama dengan pengurusan pusat pendidikan. Ini akan melibatkan urusan kenderaan dan pemandu sebagai pekerja syarikat. Dalam rekod, ibu bapa akan membayar terus kepada pusat pendidikan semua kos perjalanan anak-anak. Model pengurusan ini membolehkan pusat pendidikan ada ‘kuasa penuh’ kepada perjalanan van dan pemandunya.
Kedua, menguruskannya dengan memberi kontrak kepada pihak ketiga (pemandu van yang ada). Pihak pengurusan menjadi koordinator sahaja dengan memastikan maklumat pemandu van dan anak-anak adalah disahkan oleh ibu bapa. Liabiliti hanya ada semasa anak berada di pusat pendidikan. Dalam pengurusan ini, antara cabaran besar ialah apabila pemandu hanya memilih untuk memberikan servis kepada anak-anak di lokasi tertentu sahaja. Bermakna, mereka boleh menolak pelanggan yang mereka tidak mahu masuk kawasan perumahan itu.
Ketiga, menyewakan kenderaan milik syarikat dan memberi kontrak servis kepada pihak ketiga. Ini adalah pilihan yang membolehkan pusat pendidikan ada kuasa menetapkan anak dan lokasi mana yang mesti pemandu van sediakan servis. Dalam urusan ini, biasanya semua yuran akan dikutip sendiri oleh pemandu van dan mereka membayar sewa van kepada syarikat. Pembahagian kos ‘maintainance’ kenderaan mengikut persetujuan.
SITUASI 1
Menguruskan hal pemandu van yang mempunyai latar belakang berbeza, tidak kira sama ada mereka staf atau kontrak sub-service, akhirnya ibu bapa masih melihatnya sebagai tanggungjawab pihak pengurusan pusat pendidikan melainkan dengan model pengurusan kedua.
Pada tahun 2009-2010, hampir setiap tahun akan ada dua kes besar yang dilaporkan oleh ibu bapa. Pada kebanyakan kes kecil atau besar, ia melibatkan tindak tanduk pemandu.
- Ada laporan menyatakan bahawa pemandu memandu dengan laju, yang mana boleh membahayakan nyawa anak-anak di dalam van.
- Ada laporan yang menyatakan bahawa mereka melihat kenderaan van pusat pendidikan digunakan dan dipandu ke lokasi atau tempat yang tidak beretika seperti kelab malam.
- Ada laporan menyatakan bahawa pemandu membawa isteri dan ahli keluarga semasa mengambil anak mereka.
- Ada laporan mengatakan bahawa keadaan van tidak selesa, dan pemandu tidak memasang air-cond.
- Ada situasi di mana pemandu van, tidak datang ‘last minute’ mengambil anak-anak. Maka dalam sehari sekitar 30 anak akan ada isu kehadiran ke pusat pendidikan. Ini satu ‘chaos’.
Apabila ini berlaku, ada dua situasi. Sama ada laporan adalah ‘genuine’ atau laporan palsu. Maka, situasi ini juga menjadikan pihak pengurusan mengambil beberapa tindakan lanjut.
SITUASI 2
Pada sekitar 2009/2010, 2 buah van ‘diberikan’ hak pengurusannya kepada pihak ketiga. Pengurusannya baik dan saya serta tim pengurusan tidak mempunyai sebarang isu.
Sehingggalah pada suatu hari, van yang diparkir betul-betul di bawah unit flat kediaman pemandu dicuri. Ini pengalaman besar di mana situasi mengambil masa 5-6 bulan untuk selesai urusan tuntutan insuran.
Proses bermula daripada membuat laporan polis sehinggalah tuntutan selesai, merupakan satu lagi pengajaran besar kepada saya secara peribadi.
SITUASI 3
Sehingga tahun 2013, syarikat yang saya uruskan itu memiliki 7 buah van yang digunakan di 5 cawangan dan 2 kenderaan persendirian sebagai ‘back-up’.
Setelah mengalami kesukaran dengan model kedua dan ketiga, syarikat memilih untuk membuka sebuah syarikat lain khusus untuk hal pengurusan khidmat ini.
Semua kenderaan disewakan semula kepada sebuah syarikat baharu yang khas dibuka untuk urusan ‘transport’. Maka syarikat baharau menanggung semua kos operasi kenderaan
Sepanjang tempoh itu, antara cabarannya ialah:
- Pengurusan staf yang sukar : Rata-rata pemandu van memerlukan sokongan dalam hal operasi dengan SOP ketat. Latarbelakang pekerja memberi impak.
- Kawalan pengendalian kenderaan : Mentaliti pekerja yang betul perlu ada dan ia sukar dikesan pada peringkat awal bekerja.
- Kes kecurian kenderaan sebanyak 2 buah van : Mekanismes dan sistem pengurusan melibatkan kos tambahan.
Salah satu situasinya ialah:
Latar belakang staf yang sukar untuk kita sesuaikan dengan keperluan. Contohnya, ada staf yang sakit gout dan memberi kesan pemanduan. Bahaya kerana beliau tiba-tiba sering mengalami sakit kaki (cramp) semasa memandu. Boleh bayangkan?
Contohnya, ada staf yang sakit dan perlu kerap kencing. Maka, mereka akan selalu berhenti di petrol station, ‘off-route’ dan tinggalkan anak-anak dalam van tanpa pemantauan. Boleh bayangkan?
Contohnya, ada staf muda yang bercinta dan bawa pula kekasih bersiar-siar dengan van syarikat. Janganlah bayangkan.
Contohnya, tanpa diketahui, rupa-rupanya ada pemandu yang mempunyai rekod mengambil dadah jenis syabu. Kes ini melibatkan kerugian sebuah van apabila beliau membawa van keluar kawasan tanpa izin dan meninggalkannya di tengah jalan dan tidak dapat dikesan selepas itu. Van yang hilang kali ini TIDAK LULUS tuntutan insurans atas bebarapa maklumat dalam laporan polis yang dibuat oleh staf. Silap saya juga kerana tidak memeriksa fakta dengan betul.
Seingat saya, saya betul-betul ‘tutup kes’ ini pada tahun 2015, sehingga saya terpaksa buat semakan di balai polis tentang individu berkenaan. Baharulah dapat maklumat tentang nama pemandu yang banyak kali pernah ditangkap reman.
Satu lagi pengalaman besar yang mengajar apabila baki hutan pinjaman bank masih dibayar sedangkan van tidak ada!
TINDAKAN DAN HIKMAH
Memandangkan kekurangan kepakaran dan tiada pengalaman mengurus syarikat ‘logistik’, maka banyak kepincangan. Tidak memahami dengan jelas model bisnes dan tidak ada peruntukan untuk pembangunan sistem. Malah khidmat itu hanyalah satu khidmat sokongan, bukan ‘core business’. Tanpa ada kepakaran dan sumber yang betul, situasi pengurusannya menurunkan kadar keuntungan dan meningkatkan kos dalam jangka masa yang panjang.
Apakah yang dilakukan?
1.MENUTUP OPERASI SYARIKAT TRANSPORT
Syarikat ini hanya beroperasi selama 2 tahun (2010-2012). Setelah menyemak angka dan potensi pengurusannya untuk dikembangkan, saya (sebagai pelabur dan pemegang saham utama) mengambil keputusan menutup syarikat itu. Meskipun syarikat sudah mempunyai 7 permit kenderaan untuk beroperasi sebagai ‘van sekolah’, keputusan ini diambil juga atas beberapa faktor tambahan yang lain.
Ia juga melibatkan ‘capacity planning’ dan ‘risk management’ yang dilihat sebagai tidak ‘favourable’ kepada pertumbuhan syarikat. Modal dan peruntukan yang sudah dimasukkan mencecah RM50K. Pada masa yang sama ‘liability’ nama peribadi saya sebagai guarantor kepada semua kenderaan syarikat (7 van dan 2 kenderaan peribadi atas nama syarikat), juga dikira dalam hal pengurusan risiko.
2. MENUKAR KEMBALI MODEL PENGURUSAN KHIDMAT SAMPINGAN
Kami kembali kepada model pengurusan kedua dan ketiga. Meskipun begitu, syarikat masih ‘enjoy’ manfaat ‘allowable tax claim’ ke atas semua kenderaan.
TAKE AWAY – RUMUSAN PAHIT
Secara umumnya, meskipun perniagaan tambahan (business arm) masih berada dalam ‘supply chain’ yang sama, kita memerlukan kemahiran dan sumber yang betul. Benar, kita dapat menaikkan ‘average sales value per customer’, tetapi model bisnes yang berbeza memerlukan ‘venture team’ yang berbeza. Meskipun dalam segmen pelanggan yang sama, tetapi nilai tawaran dan struktur kos dan pendapatannya jauh berbeza.
Bagi ramai pengusaha yang sedang berkira-kira mahu mengembangkan perniagaan dengan menambah ‘business arm’, perlu melihat semua fakor dan risiko yang terlibat. Terutamanya apabila ia melibatkan modal atau ‘loan exposure’ sebagai ‘guarantor’ atas nama peribadi, ia mesti model bisnes yang ‘profitable’ supaya dapat disusun untuk jangka masa panjang.
Pengurusan khidmat tranport yang berkala dan melibatkan anak-anak, memerlukan tahap kebolehan untuk membuat keputusan segera dan fokus kepada ‘design solution’. Contohnya, bagaimana jika pada jam 7.00 pagi pemandu memberitahu beliau sakit dan tidak dapat bekerja?
Kerja beliau melibatkan mengambil 15 anak sesi pagi (30 trips total for to and fro) dan 12 anak sesi petang (24 trips total for to and fro). Apa tindakan segara yang perlu diambil?
Only those who have the capacity to make quick decision can survive. At that time, I decided to focus on the priority in the current business venture. It was a great experience, I knew where did I go wrong and how to make it better.
It looks easy, but it is not.
