Memang SOP itu penting bagi bisnes kita. Bagi memastikan kita dapat mengekallan peratus keuntungan yang stabil dan selesa, SOP membantu untuk menyelaras dan memastikan kualiti yang konsisten dapat dicapai.
Namun, apakah kita sudah benar-benar jelas dengan manfaat SOP yang mesti kita faham dengan kacamata seorang pendiri bisnes dan pengurus syarikat?
Tulisan kali ini membincangkan beberpa perkara penting tentang manfaat dan fungsi SOP.
Manfaat 1: Keselamatan
CONTOH : Bisnes yang dijalankan melibatkan pelbagai proses yang berkaitan dengan kelesamatan termasuklah keselamatan fizikal.
- Sistem pengurusan operasi di sebuah kilang pengeluaran memerlukan sistem keselamatan yang tersusun.
- Sistem pengurusan sebuah pusat penjagaan kanak-kanak mestilah mempunyai SOP yang jelas.
Manfaat 2 : Mengurangkan risiko kesilapan
CONTOH: Sistem kewangan yang mempuyai data yang betul dan direkodkan dengan sempurna boleh mengurangkan risiko kesilapan dalan pengurusan kewangan.
- Sistem untuk menyimpan semua dokumen seperti resit, invois dan PV mesti ada.
- Sistem untuk menyemak status invois dan kutipan bayaran daripada pelanggan.
- Sistem untuk memastikan invois masuk diselesaikan mengikut jadual.
Manfaat 3 : Pengawalan aliran wang
CONTOH : Sistem kawalan tunai dalam bisnes tunai di sebuah restoran membantu bisnes mengesan mana-mana kebocoran kewangan dalam operasi hariannya.
- Sistem yang melibatkan ‘tracking’ kepada semua pergerakan tunai dalam syarikat mengikut cawangan, unit atau bahagian mesti ada.
- Sistem yang melibatkan ‘tracking’ kepada wang yang dimasukkan dan dikeluarkan dari sistem perbankan rasmi syarikat.
- Sistem yang melibatkan pemantauan ‘petty cash’ dan claim tunai
Manfaat 4 : Penyelarasan maklumat
MAKLUMAT ini melibatkan produk, servis, pelanggan dan kewangan.
- Sistem yang ada mestilah selaras daripada bahagian ‘marketing’ – ‘sales’ – ‘operation’ supaya tidak ada belian dibuat berlebihan daripada nilai inventori.
- Sistem yang ada mestilah membolehkan bahagian inventori memastikan bilangan unit setiap SKU mencukupi berdasarkan kadar sales semasa.
- Dalam banyak bisnes sistem pengurusan data pelanggan juga merupakan salah satu keperluan dalam proses pembangunan pelanggan yang dikenali sebagai customer development model.
- Maklumat ini banyak membantu bisnes untuk membuat perancangan dan keputusan pengurusan bisnes itu sendiri.
Sebagai CONTOH: Data umur pelanggan membolehkan bisnes melihat potensi produk atau servis lain yang boleh ditawarkan oleh mereka.
Manfaat 5 : Mengaplikasi perundangan bisnes
Kewujudan sistem dalam bisnes dapat membantu syarikat memastikan semua aplikasi perundangan digunapakai dalam operasi bisnesnya itu.
CONTOH : Sistem pengurusan sumber manusia dapat membantu untuk mempercepatkan proses kiraan dan penyelenggaraan kiraan pembayaran KWSP dan PERKESO yang menjadi sebahagian tanggungjawab majikan dan syarikat yang ada dalam akta perundangan setempat.
Manfaat 6 : Menyokong keperluan bisnes semasa
MAKLUMAT membolehkan syarikat bisnes memberikan sokongan kepada keperluan bisnes semasa.
- Dengan adanya sistam yang selaras dengan sales-marketing-operation, data yang menunjukkan trend keperluan dalam jualan membantu kepada strategi dan rancangan bisnes yang baharu.
- Dengan adanya sistem yang memberikan maklumat kewangan yang tepat, rancangan untuk menambah aset dan perniagaan syarikat dapat dibuat dengan lebih jelas.
Meskipun ada banyak fungsi SOP yang boleh kita senaraikan, berikut adalah 5 senarai utama untuk tujuan kupasan dalam tulisan ini.
- Menerangkan dengan jelas jangkaan pencapaian
Setiap SOP mesti dapat menerangkan apakah sebanrnya output yang dimahukan. Bermakna, apabila SOP itu siap, ia mestilah menjadi panduan kepada pengguna SOP itu untuk memberikan hasil yang diperlukan orang syarikat.
- Penyeragaman aktiviti
Setiap SOP dapat memastikan keseragaman hasil daripada aktiviti itu. Bermakna, jika SOP itu outputnya ialah menghasilkan 3kg kek perisa kiwi berwarna hijau, maka sesiapa pun yang memasak kek itu mestilah dapat menghasilkan kek dengan ciri-ciri, rupa dan rasa yang sama.
- Dokumen latihan dan rujukan
Setiap SOP merupakan satu bahan rujukan untuk memastikan semua yang terlibat menerima latihan yang sewajarnya supaya mereka dapat melakukan pekerjaan itu seperti mana yang dimahukan. Bermakna, mereka dapat menjalankan aktiviti yangs eragam dengan output yang diperlukan.
- Analisa sistem dan maklumbalas
Setiap SOP menjadi ukuran daripada hasil keseragaman tadi, yang menjadikan sistemnya boleh dianalisis. Dengan analisa ini, kita akan menerima maklumbalas dan memeta perancangan yang seterusnya untuk menambahbaik kulaiti melalui proses yang ada.
Ingat, ‘what you can’t measure, you can’t improve‘.
- Komunikasi luaran
Semua SOP yang ada menjadikan cara kita berkomunikasi sama ada dalam atau luar menjadi lebih praktikal. Dengan adanya data daripada semua sistem yang dibangunkan, kita akan bercakap dan membuat keputusan berdasarkan angka dan maklumat yang dianalisis.
Bagi komunikasi luaran terutama kepada semua stakeholders, SOP membolehkan kita mengurus pelbagai risiko yang wujud dalam bisnes.
