Ramai yang sudah ada kefahaman bahawa SOP itu penting bagi memastikan sebuah syarikat berjalan dengan baik. Malah, kejayaan syarikat banyak ditentukan denganadanya proses kerja yang tersusun dan konsisten daripada semua bahagian dan semua cawangan yang ada.
Meskipun SOP sudah ada, malah syarikat sudah membelanjakan sejumlah pelaburan yang ebsar untuk membangunkan SOP syarikat, apakah yang menyebabkan mereka masih gagal memastikan SOP itu menjadi alat kepada kejayaan bisnes mereka?
Tulisan ini membawakan 7 perkara yang sering menjadikan syarikat gagal dalam melaksanakan SOP dalam syarikat mereka.
- Dokumentasi dan Rujukan
- Bahasa Pilihan
- Cara Persembahan dan Susunan
- Pemantauan dan ‘Implementation’
- Perubahan yang Sesuai
- Latihan dan Sokongan Berterusan
- Business Owner dan Pengurusan yang Lemah
- Dokumentasi dan Rujukan
Ramai yang menyangka apabila ada SOP, ia merupakan satu cara melakukan sesuatu yang sudah dinyatakan kebiasaannya. Maka, ramai usahawan dan business owner, hanya mempunyai SOP ‘dalam kepala’ atau ‘di mulut sahaja’.
Maka, apabila ada staf atau individu baharu yang masukd alam syarikat, mereka tidak ada rujukan dan semakan tentang SOP berkaitan. SOP hanya akan disebut dalam bentuk verbal daripada mulut individu yang lain.
Maka, tujuan untuk mencapai konsistensi dan kualiti berterusan gagal dicapai. Mudahnya, SOP jadi gagal apabila tidak ada dalam bentuk dokumen yang boleh dirujuk. Hakikatnya, manusia mudah lupa dan adakalanya ‘terlupa’. Tidak boleh bergantung kepada SOP ‘dalam kepala sendiri’ atau SOP ‘melalui mulut sahaja.
- Bahasa Pilihan
Apabila menyediakan SOP, adakalanya busines owner belajar atau mengambil khidmat konsultan dengan latar belakang korporat. Mereka menggunakan pengalaman dan keupayaan mereka pada kapasiti korporat yang menjadikan bahasa serta tatacara panyusunan ayat menjadi begitu sukar difahami untuk bisnes SME dan PKS.
Perlu kita dengan jelas bahawa SOP mestilah praktikal. Jika 99% pekerja dalah orang Melayu, gunakan bahasa Melayu. Begitu juga dengan latarbelakang pendidikan staf. Jika bahagian operasi majoriti pekerja mempunyai kuasa pemahaman bahasa Inggeris yang rendah, SOP operasi mesti dalam bahasa Melayu. Kita mesti sentiasa kembali kepada tujuan asal SOP.
Ingat, SOP untuk digunakan oleh staf dan mereka yang bekerja dalam syarikat. BUKAN untuk ‘impress’ shareholders atau partners dalam bisnes kita. Apatah lagi bukan untuk sekdar ada dan menunjuk adanya file SOP yang tebal dalam bilik di pejabat.
- Cara Persembahan dan Susunan
Apabila menyusun maklumat dan prosedur dalam dokumen, ia juga mesti disediakan dengan cara yangs esuai untuk kegunaan staf. Adakalanya, carta alir mudah difahami terutama apabila melibatkan hal membuat keputusan. Tetapi penerangan dan panduan bergambar adalah lebih mudah.
Maka, mengikut latarbelakang pengguna dan pemilik SOP itu, ia mestilah memenuhi keperlua ini. Saya saran SOP dimasukkan kesemua elemen ini terutama di bahagian operais dan khidmat pelanggan yang diuruskan oleh staf yang pelbagai dan sering bertukar orang.
Contohnya ada SOP yang sama melibatkan 3 pihak (atau 3 pemilik). Sebaiknya, ia diasingkan meskipun masih dimasukkan dalam fail yang sama.
SOP : Tuntutan Claim
Ini melibatkan pekerja, bahagian HR dan bahagian Akaun. Maknanya, SOP ini melibatkan 3 pihak (pemilik).
Sekali lagi, sekiranya konsultan yang dilantik tidak memahami perincian keperluan dan latarbelakang pemilik dan pengguna SOP, ia akan disediakan dengan cara yang sukar difahami. Ini akan menjadikan kewujudan SOP sebagai satu kegagalan.
- Pemantauan dan ‘Implementation’
Apabila kita mahu SOP digunakan dan diaplikasikan dalam organisasai, kita mesti ada satu kemanisme pematuhan dan pemantauan. Tidak perlu kita wujudkan unit khas, tetapi perlu sediakan satu mekanisme.
Apakah contoh mekanisme yang sesuai untuk memastikan staf menghantar tuntutan claim dan pembayaran dibuat mengikut jadual?
Contoh: Ada laporan senarai pembayaran yang dibentangkan dalam mesyuarat bulanan.
Dalam hal ini, bahagian pengurusan (Admin Staff) yang memang menetapkan ‘default monthly meeting’ mestilah tegas dengan agenda dan semua jenis laporan yang mesti ada dalam pembentangan mesyuarat.
Ramai usahawan tidak mempunyai penetapan mekanisme pemantauan yang berbentuk rutin dan hanya menggunakan sumber yang ada. Tanpa ada pemantauan untuk memastikan bahawa penggunaan SOP adalah dalam keadaan yang betul, SOP secara langsung menjadi gagal mencapai objektif sebenarnya.
- Perubahan yang Sesuai
Perubahan dalam SOP mesti ada sejajar dengan keperluan perubahan dalam syarikat. Ia mestilah dirancang seperti mana rancangan dan pengurusan perubahan dalam mana-mana organisasai.
Sebagai business owner atau pengurus dalam syarikat, kita mesti faham bahawa SOP itu mempunyai tujuan khusus dengan manfaatnya kepada organisasi. Maka, penetapan kepada rutin dan perjalanan perniagaan mestilah TIDAK KERAP BERUBAH.
Perubahan memang berlaku tetapi mempunyai sela masa yang sesuai. Contohnya, apabila syarikat membuat keputusan mengambil sistem POS yang baru, maka semua perancangan mestilah dibuat untuk perubahan dalam SOP perekodkan dan semua yang berkaitan dengan sales. Perubahan ini memerlukan masa 30-90 hari untuk sebagai ‘adjustment’. Smeakin kritikal proses itu, semakin cepat masa diperlukan untuk ‘adjustment’.
Dalam contoh ini POS bukanlah satu jenis sistem yang boleh ditukar setiap bulan atau setiap tahun!
Bagi business owner dan pengurusan yang tidak jelas dengan keperluan syarikat semasa, mereka akan merubah SOP dengan kerap mengikut apa yang mereka fikir dan suka. Perubahan SOP mestilah mempunyai objektif khusus kepada penambahbaikan operasi secara keseluruhan yang memberi manfaat kepada organisasi bukan kepada individu sahaja.
Sekiranya SOP sentiasa atau kerap berubah, bermakna ia gagal memenuhi tujuan asal SOP sebagai alat penjaya bisnes. Perubahan berbentuk kemaskini mestilah dimasukkan dalam perancangan pengurusan yang merupakan sebahagian daripada prosedur nomal yang dikenali sebagai ‘managing changes in organisation’.
- Latihan dan Sokongan Berterusan
Ini merupakan antara KPI besar bagi bahagian pengurusan dan HR. Jarang kita lihat adanya penjadualan atau pemantauan oleh pengurus dan bahagian HR untuk memastikan adanya sokongan dan latihan berterusan kepada staf dan semua individu dalam syarikat untuk memastikan pematuhan dalam hal SOP.
Rata-rata masih melihat latihan sebagai satu pendekatan untuk memperingkatkan kemahiran kerja untuk mendapat output yang berbentuk sales sahaja. Walhal, mengekalkan kualiti dan konsistensi dalam bab operasi merupakan antara aktiviti penting memastikan ‘profitability’ dalam syarikat.
Kurang kadar ‘rework’, ‘refund’, ‘complaint’ adalah antara yang dapat mengekalkan peratusan keuntungan dalam syarikat. Terutama bagi jenis bisnes dengan margin yang kecil dan memerlukan volume yang besar, ini menjadi kritikal.
- Business Owner dan Pengurusan yang Lemah
Ini adalah hakikat pahit yang mesti ditelan. Hampir majoriti usahawan yang lemah dalam konteks membuat keputusan pengurusan perniagaan menunjukkan kadar kejayaan yang rendah dalam pematuhan SOP dalam syarikat.
Katakanlah hal pematuhan kewangan yang kritikal iaitu penyediaan laporan kewangan tahun. Kegagalan mematuhi semua SOP dari peringkat pengurusan rekod, bookkeeping, laporan mingguan, laporan bulanan dan setiap suku tahun, menjadikan semua SOP lain yang berkaitan turut sama gagal.
SOP bukan hanya terletak dibahagian HR, Operasi dan Kewangan sahaja. Tetapi SOP yang utama adalah kekuatan pengurusan dan business owner untuk memastikan mereka sendiri mematuhi SOP untuk menjadi seorang ketua yang mampu mengetuai syarikat itu sendiri.
